Если кафе продало 250 блюд в пите за неделю, заказывать ровно 250 пит на следующую неделю рискованно. Часть заказов придётся на выходные, новую партию нужно изготовить и доставить, а остаток может включать продукцию, которую заведение уже зарезервировало или не успеет использовать. В то же время лишний ящик — это деньги в запасе и возможные списания.
Рабочий подход: прогнозируйте спрос до следующей поставки, добавляйте обоснованный резерв, вычитайте пригодный остаток и подтверждённые поступления, затем согласуйте результат с фасовкой. Рассчитывайте каждый размер питы отдельно: излишек 12 см не заменит нехватку 15 см без изменения технологической карты блюда.
Какие данные нужны перед заказом
Соберите продажи за последние 4–8 сопоставимых недель в штуках блюд, а не в гривнах. Отметьте дни недели, акции, праздники, закрытие заведения и случаи, когда блюдо закончилось раньше спроса: продажи в день дефицита занижают реальный прогноз.
| Данные | Что записать |
|---|---|
| Продажи по дням | Сколько порций каждого формата фактически продали в будни и выходные |
| Рецептура | Сколько пит и какого размера уходит на одно блюдо или сет |
| Ритм заказов | Через сколько дней вы снова пересмотрите запас и сделаете новый заказ |
| Фактический срок пополнения | Время от подтверждения и оплаты до приёмки, включая изготовление и перевозку |
| Остаток | Только пригодные и доступные для использования штуки каждого размера |
| Подтверждённые поставки | Количество и дата прибытия уже оформленных заказов |
| Потери | Повреждения, истечение срока годности, ошибки приготовления и другие документированные списания |
На странице питы и лафы THINA RASMI указаны размеры и варианты ящиков; доступная фасовка зависит от продукта. Там же приведён стандартный срок изготовления от 1 до 3 рабочих дней после оплаты. Это не полный срок до вашей кухни: добавьте фактическое время перевозки и приёмки, а перед праздниками уточняйте график.
Формула партии для регулярного заказа
Если кафе заказывает продукцию раз в неделю, новая партия должна покрыть спрос до следующего планового пересмотра запаса плюс время, необходимое для поступления следующей поставки. Для расчёта на дату заказа:
Необходимая партия = прогноз спроса на период пересмотра и пополнения + резерв − пригодный остаток − подтверждённые поступления за этот период.
Отрицательный результат означает нулевую потребность в новой партии, но стоит проверить, не накопился ли чрезмерный запас. Подтверждённые поступления вычитайте, только если они придут вовремя. Отдельно проверьте, хватит ли текущего остатка до первой поставки: формула для всего периода не показывает кратковременный дефицит в ближайшие дни.
Резерв удобнее измерять в штуках или днях пикового спроса, ориентируясь на колебания собственных продаж и надёжность поставок. Не подменяйте его неизвестным процентом «на всякий случай». Если несколько блюд используют питу 15 см, сложите их прогнозы для этого товара. Для питы 12 см ведите отдельный остаток и отдельный заказ.
Пример: сколько заказать на следующие десять дней
Условное кафе использует для одной группы блюд питу 15 см. По данным предыдущих недель и плану работы прогноз составляет 30 пит в день с понедельника по пятницу и 50 пит в день в субботу и воскресенье. Заказы пересматривают каждые 7 дней; полный фактический срок пополнения для примера — ещё 3 дня. Значит, на дату заказа в понедельник нужно оценить следующие 10 дней: 8 будних и 2 выходных.
| Шаг | Расчёт | Штук |
|---|---|---|
| Прогноз на 10 дней | 8 × 30 + 2 × 50 | 340 |
| Резерв | Два пиковых дня × 50 | 100 |
| Целевой запас на период | 340 + 100 | 440 |
| Пригодный остаток сейчас | По складскому учёту | −120 |
| Уже подтверждённая своевременная поставка | Поступит до исчерпания запаса | −20 |
| Партия до согласования фасовки | 440 − 120 − 20 | 300 |
Если для этого товара подтверждён ящик по 50 штук, заказ составит 6 ящиков. В примере 120 штук на складе покрывают первые три будних дня с прогнозом 90 штук; дату поступления 20 штук и новой партии всё равно нужно проверить. Если доставка задержится или спрос первых дней вырастет, дефицит возможен раньше, чем следует из итога за 10 дней.
Это пример, а не рекомендация каждому кафе держать резерв в 100 штук. Для заведения с более коротким сроком пополнения и ровными продажами он может быть слишком большим; при нестабильной доставке или мероприятии в выходные — недостаточным.
Как списания меняют объём заказа
Предположим, записи за прошлые периоды показали, что в среднем 3% полученных пит не доходят до продажи. Если причина не учтена в прогнозе и не включена в резерв, для продажи 340 порций понадобится примерно 340 / (1 − 0,03) = 351 пита, а не 340. При прежнем резерве в 100 штук и суммарном остатке с поступлением в 140 штук потребность составит 351 + 100 − 140 = 311 штук. При фасовке по 50 это уже 7 ящиков, или 350 штук.
Дополнительные 39 штук после округления до ящика могут не понадобиться. Перед заказом сопоставьте срок годности партии и возможность разделить пополнение на две поставки. Сам процент списаний тоже следует проверить: не добавляйте его повторно, если прогноз уже основан на фактическом расходе питы вместе с потерями. Повреждения, истечение срока годности и переделанные порции учитывайте отдельно — иначе увеличение закупок скроет проблему процесса.
Порядок приёмки, маркировки и разделения запаса описан в инструкции по хранению и замораживанию питы и лафы. Замораживание может помочь управлять резервом, но в доступный остаток включайте только продукцию, которую действительно успеете подготовить к продаже по регламенту своей кухни.
Как часто пересматривать заказ
При запуске новой позиции проверяйте продажи и остаток ежедневно. Когда появятся стабильные данные, можно перейти к регулярному графику заказов, сохранив контроль остатка перед выходными и акциями. Если ящик слишком велик для недельного спроса, обсудите с поставщиком доступные форматы и частоту закупок вместо накопления излишков. Уточняйте условия для каждого вида продукции отдельно.
Не считайте сразу всю питу одной строкой. Сначала определите рецепт и размер для каждого блюда. Сравнение форматов есть в руководстве по выбору размера питы. Если порция меняется с 15 на 18 см, изменятся закупка и, возможно, граммовка начинки — для такого блюда нужна новая карта.
Перед отправкой заявки зафиксируйте по каждому размеру: прогноз по дням, дату следующего пересмотра, реальный срок пополнения, резерв, пригодный остаток, поставки в пути и фасовку. Тогда количество в заказе можно проверить и объяснить следующей смене или менеджеру по закупкам.
